mit Google Workspace: OBI gestaltet die digitale Zukunft im Einzelhandel

digitalisierung mit nägeln und köpfen

Um es Mitarbeitenden – vom Bürostuhl über das Lager bis hin zur Verkaufsfläche – effizient und sicher zu ermöglichen, global zusammenzuarbeiten, fiel die Entscheidung auf die Cloud-basierte Suite von Google Workspace. Mit mehr als 40.000 Mitarbeitenden an 644 Standorten in 10 Ländern, davon 348 Märkte in Deutschland, und mehr als 7 Millionen registrierten heyOBI Nutzer:innen, bedient OBI vielerlei digitale Kommunikationskanäle und verarbeitet tagtäglich einen großen Informationsfluss.

Digitale Werkzeuge für grenzenlose Kollaboration im DIY-Spirit 

Die Herausforderung? OBI möchte seine Mitarbeitenden noch näher zusammenbringen und die Zusammenarbeit in Echtzeit über Landesgrenzen und Abteilungen hinweg verbessern. Die bisherige Software für den digitalen Arbeitsplatz wurde den Anforderungen eines modernen, kundenfokussierten, stetig wachsenden Unternehmens mit hohem Serviceanspruch nicht mehr gerecht. Ein weiteres Ziel: Den Leitgedanken des »Selbermachens« bis in die IT zu überführen und Kolleg:innen aller Fachbereiche mittels Citizen Development stärker zu befähigen.

ALLES MACHBAR MIT GOOGLE WORKSPACE

Um die organisationsübergreifende Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen zu modernisieren und auf den neuesten technologischen Stand zu bringen, fiel die Wahl bei OBI auf Google Workspace. Als expertierter Bauleiter durfte die Stuttgarter Cloud-Beratung Zoi den Umzug dingfest planen, implementieren und begleiten. Der Google Premier Partner arbeitet selbst seit rund zehn Jahren Serverless und hat bereits andere große, international agierende Unternehmen auf ihrer Reise zu Google Workspace begleitet.



Seit Sommer 2024 läuft der schrittweise Rollout von Google Workspace bei OBI auf Hochtouren. Nachdem bereits alle Headquarter im In- und Ausland erfolgreich umgestellt wurden und sich die neuen digitalen Werkzeuge zunehmend im Arbeitsalltag der Mitarbeitenden etablieren, ist seit Beginn des Jahres 2025 auch die Einführung von Google Workspace in allen 348 deutschen OBI sowie in allen internationalen Märkten in vollem Gange.

Besonders in Kombination mit dem verstärkten Einsatz von Mobile Devices in den Märkten bietet die neue Lösung zahlreiche Vorteile. Durch personalisierte User-Accounts wird beispielsweise die sichere Nutzung der Chatfunktion direkt im Markt sowie standortübergreifend zwischen den Märkten ermöglicht. Gleichzeitig verbessert sich die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Märkten und dem zentralen Store SupportCenter (SSC) erheblich. Mit einer einheitlichen und integrierten Plattform für Chat, Meet, Mail sowie der gemeinsamen Bearbeitung und Ablage von Dokumenten in Echtzeit wird die Kommunikation vereinfacht und beschleunigt.

Parallel zur Implementierung in den deutschen Märkten laufen bereits intensive Tests und Vorbereitungen für den Rollout in knapp 300 internationalen OBI Märkten. Dieser soll im Frühjahr 2025 abgeschlossen sein und die digitale Transformation bei OBI weiter vorantreiben.

Wenn erste Handgriffe richtig gut sitzen – die Umstellung zeigt erste Erfolge

Auf die passenden Tools kommt es an: So gelingt der digitale Wandel 

Um den rund 40.000 Mitarbeitenden den Umstieg auf Google Workspace so einfach wie möglich zu gestalten, setzten OBI und Zoi auf einen "Soft-Launch" mit einer dualen Struktur. Statt die bisherigen Anwendungen abrupt abzulösen, wurden die Google Workspace Tools parallel eingeführt, sodass die Mitarbeitenden in ihrem eigenen Tempo die neuen Funktionen entdecken konnten. Die Umstellung der Mail- und Kalenderfunktionen erfolgte schrittweise in Wellen, was den Austausch von Tipps und Wissen zwischen erfahrenen und neuen Google Usern ermöglichte – digital und persönlich.



Dieser Change-Management-Ansatz berücksichtigte die verschiedenen Adaptionskurven und Arbeitsgewohnheiten. Schulungen, gezielte Kommunikationsmaßnahmen und die Einbindung von Google Guides förderten die Akzeptanz und sorgten für einen nahtlosen Übergang. Google Guides und Support-Chats geben den Mitarbeitenden praktische Werkzeuge an die Hand, um das neue System schnell und effizient zu nutzen. 

Das Ergebnis: Mittlerweile ist Google Workspace bei OBI fest verankert, und die Mitarbeitenden teilen rege ihre Ideen zur Verbesserung der Prozessabläufe. Beim OBI internen Hackathon im Herbst 2024 bewährten sich die Google-Tools bereits in der kreativen Lösung anspruchsvoller Use Cases und unterstrichen den praktischen Nutzen im Arbeitsalltag.

Digitale Baustelle bei OBI: Citizen Development als Werkzeug für den Makro-Umzug

Wir alle kennen es – ein handwerkliches Projekt ist gestartet, doch plötzlich passt eine Schraube nicht oder die eigentlich perfekt ausgemessene Leiste ist doch zu kurz. Genauso zeigte sich beim digitalen Umbau von OBI: Auch der Weg zu Google Workspace brachte unerwartete Herausforderungen mit sich, die, ganz im DIY Spirit von OBI, zum Anpacken animierten.

Individuelle Lösungen für historisch gewachsene Anwendungen

Die Ablösung von dezentral entwickelten Anwendungen – vor allem Excel-Makros und Access-Datenbanken mit Anbindungen an Bestandssysteme – stellt eine der größten Herausforderungen dar. Gemeinsam mit Zoi hat OBI ein eigenes Projekt eingerichtet, das sich gezielt der Sondierung und Ablösung dieser Fälle widmet.

Der Ansatz: Zunächst werden einfachere Anwendungsfälle in enger Zusammenarbeit mit den Fachbereichen gelöst. Komplexere Anwendungen werden in thematischen Clustern zusammengefasst, um übergreifende Lösungen zu entwickeln. Nur Anwendungen, die sich nachweislich nicht sinnvoll durch Google Workspace abbilden lassen, dürfen als Ausnahme weitergeführt werden. Entscheidend für den Erfolg ist ein konsequenter Projektmanagement-Ansatz mit festen Meilensteinen, die enge Einbindung der Fachbereiche und ein flexibles Team, das in Abstimmung mit dem IT-Portfoliomanagement passende Lösungen identifiziert. Um den Übergang zu erleichtern, bietet OBI zudem umfangreiche Trainings an, die die Mitarbeitenden befähigen, ihre Use Cases eigenständig auf Google Workspace umzustellen. 

Fazit: Die strategische Kooperation mit Google und die Migration zu Google Workspace ist ein Teil der umfangreichen digitalen Transformation von OBI. Durch die Bereitstellung moderner, Cloud-basierter Tools ermöglicht OBI seinen Mitarbeitenden eine effizientere Zusammenarbeit und Kommunikation. Citizen Development fördert Eigeninitiative und Innovation im Unternehmen.

Google Workspace hilft uns, die Zusammenarbeit und Kommunikation bei OBI spürbar zu verbessern und unsere IT Strukturen schlanker und flexibler für das zukünftige Wachstum von OBI zu machen. Nach der Umstellung unserer Zentralstandorte gehen wir gestärkt in den Rollout in unsere OBI-Märkte und nehmen sukzessive die Abschaltung der Altsysteme in Angriff. Mit Zoi als Partner meistern wir die Herausforderungen der Umstellung und machen einen entscheidenden Schritt nach vorne im digitalen Wandel.

Als eine der führenden Baumarktketten Europas stellt sich OBI auch in den eigenen vier Unternehmenswänden den Herausforderungen, die direkt im Projektverlauf entstehen. Wie im Handwerk gilt auch hier: Anpacken, pragmatische Lösungen finden und flexibel auf Unvorhergesehenes reagieren – stets mit dem Anspruch, jedes Projekt optimal voranzubringen.

Die Digitalisierung – insbesondere der Märkte – ist Teil der Wachstumsstrategie von OBI, um den aktuellen und zukünftigen Herausforderungen im Retail-Bereich zu begegnen und nicht zuletzt durch schnelle und effiziente, digitale Kommunikation seinen Kund:innen ein noch besseres Einkaufserlebnis zu ermöglichen.

ÜBER Obi

#allesmachbar – Eine der führenden Adressen für DIY in Deutschland und Europa

Mit OBI lässt sich das Zuhause kreativ und selbst gestalten. Das Angebot umfasst Produkte und Serviceangebote für die Bereiche Heimwerken, Bauen und Garten. Die Befähigung, das eigene Zuhause nach den eigenen Vorstellungen, Möglichkeiten und DIY-Kenntnissen umzusetzen, steht für OBI an erster Stelle. Neben dem stationären Handel setzt OBI auf digitale Kunden- und Beratungskommunikation über die Plattform heyOBI. OBI ist heute europaweit mit mehr als 640 Märkten aufgestellt. Neben dem deutschen Heimatmarkt ist OBI auch in neun weiteren europäischen Ländern vertreten: Bosnien-Herzegowina, Italien, Österreich, Polen, Schweiz, Slowenien, Slowakei, Tschechische Republik und Ungarn. OBI ist ein Unternehmen der Tengelmann Gruppe.