Pioneros CON Google Workspace: futuro digital de la venta minorista

TRANSFORMACIÓN DIGITAL, PRÁCTICA

Para que todos los empleados de administración, almacén y ventas pudieran trabajar juntos de forma eficiente y segura a escala global, se optó por la suite basada en la nube de Google Workspace. Con más de 40 000 empleados en 644 ubicaciones de 10 países, incluidas 348 tiendas en Alemania, y más de 7 millones de usuarios registrados en heyOBI, OBI utiliza muchos canales de comunicación digital diferentes y procesa un gran flujo de información a diario.

Herramientas digitales para una colaboración sin límites en el espíritu del bricolaje

¿El reto? OBI quiere acercar aún más a sus empleados y mejorar la colaboración en tiempo real más allá de las fronteras nacionales y los departamentos. El software anterior para el puesto de trabajo digital ya no cumplía con los requisitos de una empresa moderna, centrada en el cliente, en constante crecimiento y con un alto nivel de servicio. El otro objetivo fue trasladar el principio rector del «hágalo usted mismo» a las TI y capacitar a los compañeros de todos los departamentos mediante el desarrollo ciudadano.

Todo es posible con Google Workspace

Para modernizar la colaboración interinstitucional en toda la empresa y adaptarla a los últimos estándares tecnológicos, OBI optó por Google Workspace. Como experto gestor, Zoi, la consultoría en la nube con sede en Stuttgart, se encargó de planificar, implementar la migración, así como dar soporte. Zoi, empresa Premier Partner de Google, lleva unos diez años trabajando sin servidor y ya ha acompañado a otras grandes empresas internacionales en su transición a Google Workspace.

El despliegue gradual de Google Workspace en OBI empezó el verano de 2024. Desde entonces, todas las sedes en Alemania y en el extranjero se han migrado con éxito y las nuevas herramientas digitales ya forman parte del trabajo diario de los empleados. La implantaciónde Google Workspace en las 348 tiendas de OBI en Alemania y en los mercados internacionales también está en pleno desarrollo desde principios de 2025.

La nueva solución ofrece numerosas ventajas, en especial para los empleados de primera línea y el creciente uso de dispositivos móviles en las tiendas. Por ejemplo, las cuentas de usuario personalizadas permiten utilizar la función de chat de manera segura directamente en la tienda y entre tiendas de distintas ubicaciones. Al mismo tiempo, la colaboración entre las tiendas y el Centro de Soporte a Tiendas (SSC) central ha mejorado de forma significativa. La comunicación se simplifica y acelera con una plataforma estandarizada e integrada para el chat, las reuniones, el correo electrónico y el procesamiento y almacenamiento de documentos en colaboración y en tiempo real.

Además de la implantación en las tiendas alemanas, ya se están realizando pruebas intensivas y preparativos para el despliegue en casi trescientas tiendas OBI internacionales. Está previsto que finalicen las pruebas en primavera de 2025, lo que impulsará aún más la transformación digital en OBI.

Cuando se dan los primeros pasos, el cambio empieza a dar sus frutos

Todo depende de las herramientas adecuadas: cómo hacer que la transformación digital funcione

Para facilitar al máximo la transición a Google Workspace a sus 40 000 empleados, OBI y Zoi optaron por un lanzamiento gradual con una estructura dual. En lugar de sustituir de forma abrupta las aplicaciones existentes, las herramientas de Google Workspace se introdujeron en paralelo, de modo que los empleados podían descubrir las nuevas funciones a su propio ritmo. Las funciones de correo y calendario se desplegaron por oleadas, lo que permitió compartir consejos y conocimientos entre usuarios de Google nuevos y experimentados, tanto en línea como en persona.

Este enfoque de gestión del cambio tuvo en cuenta las diferentes curvas de aprendizaje y hábitos de trabajo. La formación, las comunicaciones específicas y el uso de las guías de Google ayudaron a impulsar la adopción y a garantizar una transición fluida. En este sentido, las guías de Google y los chats de asistencia proporcionan a los empleados herramientas prácticas para utilizar el nuevo sistema de forma rápida y eficaz. 

El resultado es que Google Workspace ya está implantado en OBI de forma sólida y los empleados comparten activamente ideas para mejorar los procesos. En el hackathon interno de OBI del pasado otoño, las herramientas de Google demostraron su valía a la hora de resolver de forma creativa casos de uso desafiantes y de destacar las ventajas prácticas en el trabajo diario.

Obra de construcción digital en OBI: el desarrollo ciudadano como herramienta para el macromovimiento

A todos nos ha pasado que empezamos un proyecto de bricolaje, pero de repente un tornillo no encaja o un listón perfectamente medido es demasiado corto. Lo mismo ocurrió con la transformación digital de OBI: el camino hacia Google Workspace también trajo consigo retos inesperados que, siguiendo el espíritu DIY de OBI, nos animaron a ponernos manos a la obra.

Soluciones personalizadas para aplicaciones heredadas

Uno de los mayores retos fue sustituir las aplicaciones desarrolladas localmente (sobre todo macros de Excel y bases de datos de Access) por enlaces a los sistemas existentes. Junto con Zoi, OBI puso en marcha un proyecto para investigar y sustituir estas aplicaciones.

El planteamiento es el siguiente: en primer lugar, se resuelven los casos de uso más sencillos en estrecha colaboración con los departamentos especializados. Las aplicaciones más complejas se agrupan por temas para desarrollar soluciones integrales.Solo aquellas aplicaciones que no pueden asignarse de forma demostrable mediante Google Workspace seguirán considerándose excepciones.. Para garantizar el éxito, es fundamental aplicar un enfoque coherente de gestión de proyectos con hitos fijos, involucrar estrechamente a los departamentos especializados y contar con un equipo flexible que identifique soluciones adecuadas en coordinación con la gestión de la cartera de TI. Para facilitar la transición, OBI también ofrece una formación completa para que los empleados migren sus casos de uso a Google Workspace por su cuenta. 

Conclusiones: La cooperación estratégica con Google y la migración a Google Workspace forman parte de la amplia transformación digital de OBI. Al proporcionar herramientas modernas basadas en la nube, OBI permite a sus empleados colaborar y comunicarse de manera más eficiente. Citizen Development fomenta la iniciativa y la innovación dentro de la empresa. 

Google Workspace nos ayuda a mejorar notablemente la colaboración y la comunicación en OBI y a hacer que nuestras estructuras de TI sean más ligeras y flexibles de cara al futuro crecimiento de OBI. Tras la migración de nuestras ubicaciones centrales, ahora estamos preparados para implementarlo en nuestras tiendas OBI, por lo que ya estamos empezando a desconectar de forma gradual los sistemas antiguos. Con Zoi como socio, estamos superando los retos del cambio y dando un paso decisivo en la transformación digital.

Como una de las principales cadenas de tiendas de bricolaje de Europa, OBI también se enfrenta a los retos que surgen durante el desarrollo de los proyectos dentro de sus propias instalaciones. En el sector del comercio se aplica lo mismo: afrontar los retos, encontrar soluciones pragmáticas y reaccionar con flexibilidad ante los imprevistos, siempre con el objetivo de avanzar de forma óptima en cada proyecto.



La digitalización, en especial la de las tiendas, forma parte de la estrategia de crecimiento de OBI para hacer frente a los retos actuales y futuros del sector minorista y, no menos importante, para ofrecer a sus clientes una mejor experiencia de compra gracias a una comunicación digital rápida y eficaz.

SOBRE Obi

#allesmachbar: Uno de los principales comercios de bricolaje en Alemania y Europa.



Con OBI, puedes diseñar tu propio hogar. OBI ofrece productos y servicios de bricolaje, construcción y jardinería. La posibilidad de diseñar tu propio hogar según tus ideas, posibilidades y habilidades en el bricolaje es la máxima prioridad de OBI. Además de las tiendas físicas, OBI se centra en la comunicación digital con los clientes y el asesoramiento a través de la plataforma heyOBI. En la actualidad, OBI cuenta con más de 640 tiendas en toda Europa. Además del mercado alemán, OBI, una empresa del Grupo Tengelmann, está presente en otros nueve países europeos: Bosnia-Herzegovina, Italia, Austria, Polonia, Suiza, Eslovenia, Eslovaquia, República Checa y Hungría.